GPSR en Polonia: cumplimiento normativo de productos para importadores y vendedores online

El Reglamento General de Seguridad de los Productos (GPSR) es el Reglamento (UE) 2023/988, que establece normas horizontales de seguridad de los productos para los productos de consumo comercializados en el mercado de la UE. Se aplica directamente en Polonia desde el 13 de diciembre de 2024. El Reglamento afecta a fabricantes, importadores, distribuidores, prestadores de servicios logísticos y mercados online, especialmente cuando los productos se venden a consumidores polacos a través de canales de comercio electrónico.[1]

Para las empresas internacionales, el cumplimiento del GPSR en Polonia no se limita a preparar etiquetas o responder a una inspección. Exige un proceso documentado de seguridad del producto que abarque el diseño del producto, la documentación técnica, los controles de la cadena de suministro, las fichas de producto online, la notificación de incidentes y las medidas correctivas. Un incumplimiento puede dar lugar a restricciones de venta, retiradas obligatorias, advertencias públicas, multas administrativas y daños reputacionales.

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¿Cuándo se aplica el GPSR en Polonia?

El GPSR se aplica a los productos destinados a consumidores o que razonablemente puedan ser utilizados por consumidores, incluidos los productos suministrados de forma gratuita. Es relevante para el comercio minorista tradicional, las ventas online, los marketplaces y la venta a distancia desde fuera de la Unión Europea.

El Reglamento complementa las normas sectoriales específicas de la UE. Cuando un producto está sujeto a legislación armonizada de la UE, como las normas relativas a juguetes, maquinaria, cosméticos, productos sanitarios o equipos eléctricos, el GPSR puede seguir aplicándose a los riesgos de seguridad no cubiertos por esas normas específicas. La evaluación exacta depende de la categoría del producto, su uso previsto y la legislación sectorial aplicable.[1]

Tres exclusiones legales frecuentemente relevantes se describen en el artículo 2 del GPSR de la siguiente manera:

• “medicamentos de uso humano o veterinario”;
• “alimentos”;
• “piensos”.

El artículo 2 contiene otras exclusiones, incluidos determinados objetos antiguos, productos fitosanitarios y equipos relacionados con el transporte. Por tanto, las empresas no deben asumir que un producto queda fuera del ámbito del GPSR solo porque también se aplique otro régimen jurídico.

 

Obligaciones del importador según el Reglamento General de Seguridad de los Productos

Un importador es una persona física o jurídica establecida en la UE que introduce en el mercado de la Unión un producto procedente de un país no perteneciente a la UE. Los importadores no son intermediarios pasivos. Antes de comercializar un producto, deben verificar que el fabricante ha cumplido los requisitos aplicables, incluida la preparación de la documentación técnica y las medidas de identificación del producto.[1]

Conforme al artículo 11 del GPSR, el importador debe asegurarse, entre otras cuestiones, de que:

• el producto es seguro y lleva una identificación adecuada, como un tipo, lote, número de serie u otro elemento que permita identificarlo;
• el nombre, la dirección postal y la dirección electrónica del fabricante figuran en el producto, su embalaje o la documentación que lo acompaña;
• el nombre, la dirección postal y la dirección electrónica del propio importador se muestran de la misma manera;
• las instrucciones y la información de seguridad están disponibles en un idioma fácilmente comprensible para los consumidores en Polonia;
• las condiciones de almacenamiento y transporte no comprometen la seguridad del producto; y
• la documentación técnica puede facilitarse a las autoridades de vigilancia del mercado durante diez años.

En términos prácticos, los importadores deben exigir contractualmente a los proveedores que faciliten expedientes completos del producto, informes de ensayo, evaluaciones de riesgos, datos de trazabilidad y notificación inmediata de incidentes de seguridad. Una mera declaración del proveedor rara vez será suficiente cuando el producto genere un riesgo de seguridad evidente o carezca de documentación fiable.

 

Requisitos de la persona responsable en la UE para productos en Polonia

El artículo 16 del GPSR exige que los productos cubiertos por el Reglamento no se introduzcan en el mercado de la UE salvo que exista un operador económico establecido en la Unión responsable de tareas específicas de cumplimiento. Para los fabricantes no pertenecientes a la UE, este operador responsable puede ser un importador con sede en la UE, un representante autorizado designado por escrito o, en determinadas circunstancias, un prestador de servicios logísticos.

El requisito de la persona responsable en la UE para productos vendidos en Polonia es especialmente importante para las empresas extranjeras que venden directamente a consumidores polacos. El operador económico de la UE debe ser identificable y capaz de cooperar con las autoridades. Sus datos de contacto deben figurar en el producto, el embalaje o el documento que lo acompañe, según corresponda.

Utilizar una dirección meramente nominal sin acceso a la documentación del producto ni a los procesos de toma de decisiones crea un riesgo significativo. El operador responsable debe poder facilitar información a las autoridades y adoptar medidas correctivas cuando sea necesario.

 

Documentación técnica de seguridad de productos en la UE

Los requisitos de documentación técnica de seguridad de productos en la UE son fundamentales para el cumplimiento del GPSR. El artículo 9 exige a los fabricantes elaborar documentación técnica que contenga la información necesaria para demostrar que un producto es seguro. El expediente debe incluir, como mínimo, una descripción general del producto y un análisis de los posibles riesgos y de las soluciones adoptadas para afrontarlos.[1]

El alcance de la documentación depende del producto. Puede incluir especificaciones del producto, listas de materiales, ensayos de laboratorio, normas aplicables, advertencias, registros de control de calidad, información sobre proveedores, datos de reclamaciones y evaluaciones de riesgos. La documentación debe reflejar el producto realmente vendido en Polonia, y no un expediente genérico preparado para una versión destinada a otro mercado.

Normalmente, la documentación técnica no se presenta por adelantado a las autoridades polacas. Sin embargo, debe estar disponible sin demora si se solicita. La falta de registros, su incoherencia o su obsolescencia pueden dificultar la defensa de la seguridad del producto y aumentar la probabilidad de medidas restrictivas.

 

Obligaciones de seguridad de productos en marketplaces y ventas online

Las ventas online generan obligaciones adicionales. En virtud del artículo 19 del GPSR, las ofertas de venta a distancia deben mostrar claramente la información de identificación del producto, los datos de contacto del fabricante y, cuando el fabricante esté fuera de la UE, los datos de contacto del operador económico responsable en la UE. La oferta también debe incluir las advertencias y la información de seguridad relevantes para el producto.

Las obligaciones de seguridad de productos en marketplaces online se establecen principalmente en el artículo 22 del GPSR. Los proveedores de mercados online deben establecer puntos de contacto para autoridades y consumidores, registrarse en el portal Safety Gate, tramitar notificaciones de seguridad de productos y cooperar con las autoridades de vigilancia del mercado. Deben actuar con rapidez ante órdenes de retirada, deshabilitación del acceso o publicación de advertencias relativas a productos peligrosos.

Para los vendedores, esto significa que las fichas de producto inexactas pueden generar una exposición de cumplimiento independiente, incluso cuando el producto físico esté correctamente etiquetado. Las páginas de producto, las descripciones en marketplaces, las imágenes, las advertencias y los datos del proveedor deben revisarse como parte del proceso de cumplimiento normativo.

 

Procedimiento de retirada de productos en Polonia y medidas correctivas

Cuando una empresa identifica que un producto presenta un riesgo para la seguridad, debe evaluar el riesgo sin demora y adoptar las medidas correctivas adecuadas. Según las circunstancias, esto puede incluir corregir la información online, detener las ventas, retirar productos de la distribución, advertir a los clientes o iniciar una retirada del mercado.

El procedimiento de retirada de productos en Polonia puede requerir una notificación a través del Safety Business Gateway y la cooperación con la autoridad polaca de vigilancia del mercado. El presidente de la Oficina de Competencia y Protección del Consumidor (UOKiK) cuenta con importantes facultades en virtud de la Ley polaca de Seguridad General de los Productos, incluidas facultades relativas a inspecciones y medidas de ejecución.[2]

Un aviso de retirada debe ser claro, visible y centrado en la acción del consumidor. El artículo 36 del GPSR exige que los avisos de retirada identifiquen el producto, expliquen el riesgo, indiquen la solución disponible y eviten un lenguaje que desincentive a los consumidores a actuar. La planificación de una retirada también debe abordar los datos de clientes, la logística, los reembolsos, las comunicaciones con minoristas, las declaraciones públicas y la preservación de pruebas.

 

Este es un material informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Para una evaluación específica de los riesgos de importación, comercio electrónico o retirada de productos, las empresas pueden contactarnos antes de comercializar productos en el mercado polaco.

 

Preguntas frecuentes: GPSR en Polonia y cumplimiento normativo de productos para importadores y vendedores online

¿Se aplica el GPSR a los productos vendidos online a consumidores en Polonia?

Sí. El GPSR se aplica a los productos de consumo ofrecidos a través de sitios web, tiendas online y marketplaces cuando los productos se introducen en el mercado de la UE o se dirigen a consumidores de la UE, con sujeción a su ámbito de aplicación y exclusiones.

¿Un vendedor no perteneciente a la UE necesita una persona responsable en la UE?

Por lo general, sí. El artículo 16 exige que exista un operador económico establecido en la UE responsable de las tareas de cumplimiento antes de que los productos cubiertos se introduzcan en el mercado de la UE.

¿Las advertencias de producto deben estar disponibles en polaco?

La información de seguridad debe proporcionarse en un idioma fácilmente comprensible para los consumidores del Estado miembro correspondiente. En el caso de productos suministrados a consumidores en Polonia, en la práctica suele ser necesaria la información en lengua polaca.

¿Durante cuánto tiempo debe conservarse la documentación técnica?

Los fabricantes e importadores deben conservar, por lo general, la documentación técnica durante diez años después de introducir el producto en el mercado, de conformidad con los artículos 9 y 11 del GPSR.

¿Qué debe hacer un importador tras descubrir un producto peligroso?

El importador debe detener inmediatamente la distribución adicional, evaluar el riesgo, preservar las pruebas pertinentes, identificar los lotes afectados, informar a los socios de la cadena de suministro y determinar si se requiere notificación, retirada de la distribución o retirada del mercado.

¿Puede un marketplace online eliminar una ficha de producto?

Sí. Los marketplaces pueden eliminar o restringir fichas que infrinjan las normas de seguridad. También deben actuar ante determinadas órdenes de las autoridades y notificaciones de seguridad de productos conforme al artículo 22 del GPSR.

 

Bibliografía

[1] Reglamento (UE) 2023/988 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 10 de mayo de 2023, relativo a la seguridad general de los productos, por el que se modifican el Reglamento (UE) n.º 1025/2012 y la Directiva (UE) 2020/1828, y se derogan la Directiva 2001/95/CE y la Directiva 87/357/CEE del Consejo.

[2] Ley de 21 de noviembre de 2024 sobre Seguridad General de los Productos (Ustawa o ogólnym bezpieczeństwie produktów), Diario Oficial de 2024, posición 1802.

[3] Comisión Europea, Safety Gate: información sobre el Reglamento General de Seguridad de los Productos y orientación para empresas.