Investigación interna en Polonia: cómo realizarla sin crear nuevos riesgos

Una investigación interna en Polonia es un proceso estructurado de esclarecimiento de hechos llevado a cabo por una empresa para verificar sospechas de conductas indebidas, incumplimientos regulatorios, infracciones laborales, fraude, corrupción, uso indebido de datos u otros riesgos empresariales dentro de la organización.

Este material tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. El enfoque adecuado depende de los hechos, la situación jurídica de las personas implicadas, el tipo de pruebas, el sector y si las autoridades públicas ya están actuando.

Por qué los proyectos de investigación interna en Polonia requieren una estructura jurídica

La legislación polaca no establece un código único y universal para las investigaciones internas corporativas. En su lugar, se aplican simultáneamente varios regímenes jurídicos. Por lo general, incluyen el derecho laboral, la protección de datos personales, el derecho penal, la protección de denunciantes, el derecho civil, el secreto profesional y las normas de compliance específicas de cada sector.

Para las empresas internacionales, el principal riesgo no es solo determinar si se produjo una conducta indebida. La propia investigación puede generar exposición legal. Una gestión deficiente de las pruebas, el acceso ilícito a comunicaciones de empleados, la recopilación excesiva de datos o conclusiones mal redactadas pueden afectar a litigios, procedimientos regulatorios, conflictos laborales y a la reputación.

Por ello, una investigación defendible debe definir el mandato, el alcance, los responsables de la toma de decisiones, las categorías de datos, las reglas para las entrevistas, el método de preservación de pruebas, el nivel de confidencialidad y la línea de reporte antes de adoptar medidas sustanciales.

Investigación laboral en Polonia: límites legales en materia de empleo

En los casos laborales, el empleador debe tener en cuenta el Código Laboral polaco. Los empleados tienen obligaciones que incluyen cumplir la organización del trabajo, seguir instrucciones lícitas, proteger los intereses del empleador y mantener segura la información confidencial conforme al artículo 100 del Código Laboral [1]. Estas obligaciones pueden justificar la solicitud de explicaciones o cooperación.

Sin embargo, ello no otorga poderes de investigación ilimitados. Las entrevistas no deben ser coercitivas. El empleado debe conocer el objeto general de la reunión, el papel de los entrevistadores y si se elaborará un acta o registro. Si se contemplan medidas disciplinarias, el empleador también debe respetar las normas legales sobre responsabilidad y sanciones de los empleados, incluidos los artículos 108 y 109 del Código Laboral [1]. En casos de despido sin preaviso por culpa del empleado, el artículo 52 del Código Laboral es especialmente importante, incluido el plazo de un mes contado desde que el empleador obtiene la información que justifica el despido [1].

Si el caso se refiere a mobbing o acoso laboral, discriminación, acoso, represalias o trato a denunciantes, la investigación debe ser especialmente equilibrada. El empleador debe proteger a la persona denunciante, a la persona acusada y a los testigos frente a una exposición innecesaria. Las conclusiones deben distinguir entre hechos confirmados y valoraciones.

Gestión de pruebas en una investigación en Polonia: preservación sin excesos

La gestión de pruebas en Polonia debe basarse en la legalidad, la necesidad, la proporcionalidad y la trazabilidad. Los principios del RGPD previstos en el artículo 5, incluidos licitud, lealtad, transparencia, limitación de la finalidad, minimización de datos, exactitud, limitación del plazo de conservación, integridad y confidencialidad, se aplican a los datos personales tratados durante una investigación [2].

Las pruebas habituales pueden incluir correos electrónicos, archivos contables, registros de acceso, grabaciones de CCTV, contratos, facturas, registros de chats, documentación de RR. HH. y declaraciones de testigos. Cada categoría debe vincularse a una base jurídica. Para los datos personales ordinarios, normalmente será relevante el artículo 6 del RGPD. Para categorías especiales de datos, se aplica el artículo 9 del RGPD. Para datos relativos a infracciones penales, deben evaluarse el artículo 10 del RGPD y las disposiciones legales polacas pertinentes [2], [3].

La monitorización es una fuente frecuente de errores. La videovigilancia en el lugar de trabajo está regulada por el artículo 22² del Código Laboral, y la monitorización del correo electrónico por el artículo 22³ del Código Laboral [1]. Estas disposiciones exigen finalidades definidas y una notificación adecuada a los empleados. Las búsquedas secretas, amplias o retrospectivas en comunicaciones de empleados pueden generar riesgos laborales, de privacidad y reputacionales.

Acceder a cuentas privadas, eludir contraseñas u obtener información sin autorización también puede generar exposición penal, según los hechos, incluido el artículo 267 del Código Penal polaco relativo al acceso ilícito a información [4].

Entrevistas a empleados en una investigación en Polonia: reglas prácticas

Las entrevistas a empleados deben prepararse y documentarse cuidadosamente. El plan de entrevista debe identificar el motivo de la reunión, los temas, los documentos que se mostrarán y si el empleado actúa como testigo, persona denunciante, presunto participante o directivo con responsabilidad de supervisión.

Entre las buenas prácticas se incluyen:

• utilizar dos entrevistadores cuando el asunto sea sensible;
• evitar preguntas sugestivas cuando se requiera reconstruir los hechos;
• dejar constancia de si la persona entrevistada recibió instrucciones de confidencialidad;
• permitir correcciones a las notas de la entrevista cuando proceda;
• no prometer anonimato absoluto si procedimientos legales, regulatorios o judiciales pueden exigir la divulgación;
• separar las conclusiones jurídicas de las declaraciones de hechos.

La legislación polaca no exige, con carácter general, que toda entrevista laboral se realice en presencia de un abogado. No obstante, la participación de asesores jurídicos suele ser importante cuando existe posible exposición penal, responsabilidad de la dirección, actividad regulada, represalias contra denunciantes o futuros litigios.

Secreto profesional y confidencialidad en Polonia: no presuma la existencia del privilege del common law

El secreto profesional y la confidencialidad en Polonia difieren de los conceptos propios del common law. El secreto profesional jurídico se aplica a los abogados y asesores jurídicos conforme al artículo 6 de la Ley de la Abogacía y al artículo 3 de la Ley sobre Asesores Jurídicos [5], [6]. En los procedimientos penales se aplican reglas adicionales, incluidos los artículos 178 y 180 del Código de Procedimiento Penal [7].

Esto significa que los materiales de la investigación deben estructurarse desde el inicio. Si la finalidad es el asesoramiento jurídico o la estrategia de defensa, el mandato, los canales de comunicación, las etiquetas de los documentos, la lista de distribución y las normas de almacenamiento deben reflejar dicha finalidad. No todo documento preparado por una empresa durante una investigación quedará protegido automáticamente.

La confidencialidad también tiene límites. Cuando la ley lo permita, deben documentarse tres fundamentos prácticos antes de retrasar una notificación, limitar el acceso o llevar a cabo una preservación discreta de pruebas: (1) la notificación inmediata crearía un riesgo real de destrucción o alteración de pruebas; (2) la notificación inmediata crearía un riesgo real de coordinación entre testigos, represalias o intimidación; (3) la notificación inmediata socavaría una obligación legal o una estrategia regulatoria o penal defendible, por ejemplo, la preservación del secreto en una notificación pendiente o en una solicitud de una autoridad.

Estos fundamentos no constituyen exenciones generales. Requieren justificación fáctica y deben revisarse a medida que avanza la investigación.

Denuncias internas, AML, anticorrupción y riesgo regulatorio

Cuando la investigación se inicia a partir de una denuncia interna, puede aplicarse la Ley polaca de Protección de Denunciantes de 14 de junio de 2024 [8]. Las empresas sujetas a la Ley deben gestionar las denuncias internas mediante canales adecuados, proteger la confidencialidad y prevenir represalias. El informe de investigación no debe exponer al denunciante salvo que exista una justificación legal.

En sectores sensibles a la prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, las conclusiones internas también pueden generar obligaciones conforme a la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales y la Financiación del Terrorismo [9]. En casos de corrupción, fraude o abuso de mercado, la empresa puede necesitar evaluar si la notificación a las autoridades públicas es obligatoria o estratégicamente aconsejable. Conforme al artículo 304 del Código de Procedimiento Penal, toda persona tiene el deber social de notificar a las autoridades un delito perseguible de oficio, mientras que las instituciones estatales y de la administración local tienen un deber legal en determinadas circunstancias [7]. Para las empresas privadas, la obligación depende de la situación fáctica, de las normas sectoriales específicas y de si se aplica un deber separado de comunicación obligatoria, incluido el artículo 240 del Código Penal polaco para determinados delitos graves [4].

Informe de conclusiones en Polonia: cómo redactar un informe defendible

El informe final debe ser útil para la dirección y defendible en procedimientos posteriores. Debe indicar el alcance, la metodología, las pruebas revisadas, las personas entrevistadas, las limitaciones, los hechos confirmados, las cuestiones no resueltas y las acciones recomendadas.

Debe evitarse una redacción arriesgada. Un informe no debe presentar suposiciones como hechos ni etiquetas penales como conclusiones, salvo que exista una base jurídica clara y pruebas suficientes. Por ejemplo, términos como “fraude”, “soborno”, “difamación” o “falsificación” pueden tener consecuencias jurídicas específicas conforme al Código Penal o al Código Civil polaco [4], [10]. Un enfoque más seguro consiste en describir por separado la conducta, las pruebas y la calificación jurídica.

Cuando la reputación está en juego, la comunicación externa debe coordinarse con el riesgo legal. El derecho civil polaco protege los derechos de la personalidad, incluida la reputación y, en el caso de las personas jurídicas, el buen nombre empresarial, conforme a los artículos 23, 24 y 43 del Código Civil [10]. Las acusaciones públicas realizadas antes de verificar los hechos pueden dar lugar a disputas independientes.

Gestión de los resultados de la investigación

Una vez emitidas las conclusiones, la empresa debe decidir si adopta medidas laborales, corrige controles, notifica a las autoridades, recupera pérdidas, actualiza procedimientos de compliance o prepara un litigio. También debe revisarse la conservación de datos. Los expedientes de investigación no deben conservarse indefinidamente sin una finalidad documentada conforme a las normas del RGPD sobre limitación del plazo de conservación [2].

Para los grupos internacionales, las transferencias transfronterizas de materiales de investigación deben evaluarse conforme al capítulo V del RGPD, especialmente cuando los datos se envían fuera del Espacio Económico Europeo [2]. La política del grupo no prevalece sobre los requisitos legales polacos y de la UE.

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Preguntas frecuentes: investigaciones internas en Polonia

¿Puede un empleador en Polonia realizar una investigación interna?

Sí. La legislación polaca no prohíbe las investigaciones internas. No obstante, el empleador debe respetar el derecho laboral, el RGPD, los derechos de privacidad, las normas sobre denunciantes y los límites del derecho penal.

¿Pueden revisarse los correos electrónicos de empleados durante una investigación en Polonia?

Sí, pero solo dentro de los límites legales. La monitorización del correo electrónico está regulada por el artículo 22³ del Código Laboral. El empleador debe contar con una finalidad lícita, normas internas adecuadas y notificación previa a los empleados.

¿Los informes de investigaciones internas están protegidos por secreto profesional en Polonia?

No automáticamente. El secreto profesional jurídico puede aplicarse cuando abogados o asesores jurídicos prestan asesoramiento legal o realizan trabajos relacionados con la defensa. El alcance depende del mandato, la finalidad del documento, los destinatarios y el contexto procesal.

¿Pueden los empleados negarse a participar en entrevistas?

Depende de las circunstancias. Los empleados tienen obligaciones conforme al artículo 100 del Código Laboral, pero las entrevistas no pueden ser coercitivas. Deben tenerse en cuenta la posible exposición penal, los derechos de la personalidad y la equidad procedimental.

¿Debe el empleado acusado recibir todas las pruebas?

No siempre. La divulgación depende de la fase, el tipo de caso, las consecuencias laborales, las obligaciones de confidencialidad, las normas de protección de datos y el riesgo para los testigos o las pruebas. La decisión debe documentarse.

¿Durante cuánto tiempo pueden conservarse los documentos de una investigación?

No existe un único periodo de conservación para todos los casos. Conforme al RGPD, los documentos deben conservarse solo durante el tiempo necesario para finalidades definidas, como decisiones laborales, defensa en litigios, obligaciones regulatorias o medidas correctivas.

Bibliografía

1. [1] Código Laboral polaco de 26 de junio de 1974.
2. [2] Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, Reglamento General de Protección de Datos.
3. [3] Ley polaca de Protección de Datos Personales de 10 de mayo de 2018.
4. [4] Código Penal polaco de 6 de junio de 1997.
5. [5] Ley de la Abogacía de 26 de mayo de 1982.
6. [6] Ley sobre Asesores Jurídicos de 6 de julio de 1982.
7. [7] Código de Procedimiento Penal polaco de 6 de junio de 1997.
8. [8] Ley polaca de Protección de Denunciantes de 14 de junio de 2024.
9. [9] Ley polaca de Prevención del Blanqueo de Capitales y la Financiación del Terrorismo de 1 de marzo de 2018.
10. [10] Código Civil polaco de 23 de abril de 1964.