KSeF: электронное выставление счетов в Польше — внедрение в 2026 году для компаний с иностранным капиталом

KSeF в Польше — это Национальная система электронного выставления счетов, ИТ-платформа, через которую налогоплательщики выставляют, получают и хранят структурированные счета в стандартизированном электронном формате. Структурированный счет — это не PDF-файл, отправленный по электронной почте. Это XML-документ, передаваемый в KSeF, которому присваивается уникальный системный номер и который становится доступным получателю через систему.

Обязательное электронное выставление счетов в Польше в 2026 году затронет многие компании с иностранным капиталом, работающие через польские дочерние общества, филиалы или постоянные представительства. Правовая обязанность зависит от места ведения деятельности налогоплательщика и конкретной операции, а не от гражданства или страны регистрации акционеров либо местонахождения материнской компании.

Основной правовой базой является польский Закон о НДС, в частности статья 106ga, с учетом изменений, внесенных Законом от 5 августа 2025 года о внесении изменений в Закон о НДС и некоторые другие акты [1][2].

Обязательное электронное выставление счетов в Польше в 2026 году: сроки внедрения KSeF

Сроки внедрения KSeF будут вводиться поэтапно. График запуска в первую очередь зависит от стоимости продаж налогоплательщика в 2024 году.

• 1 февраля 2026 года — налогоплательщики, у которых объем продаж, включая НДС, в 2024 году превысил 200 млн злотых, обязаны выставлять счета через KSeF.
• 1 апреля 2026 года — обязанность, как правило, распространяется на остальных налогоплательщиков, которые должны использовать KSeF.
• 1 января 2027 года — временная отсрочка применяется к отдельным счетам, выставляемым налогоплательщиками, исключенными из цифровой среды, если валовая сумма к оплате не превышает 450 злотых по одному счету, а общая месячная стоимость таких счетов не превышает 10 000 злотых.

Даже если налогоплательщик еще не обязан выставлять структурированные счета до 1 апреля 2026 года, подготовку к получению счетов через KSeF следует начать заранее. Крупные поставщики смогут выставлять счета через KSeF с 1 февраля 2026 года, что повлияет на получение счетов, процессы оплаты, учет покупок и сверку НДС.

KSeF для иностранных компаний: когда возникает обязанность?

Иностранная компания не исключается из режима KSeF автоматически. Ключевое значение имеет то, есть ли у нее местонахождение или постоянное место ведения деятельности в Польше, а также участвует ли это польское постоянное место ведения деятельности в соответствующей поставке товаров или оказании услуг.

Для целей НДС наличие постоянного места ведения деятельности оценивается исходя из фактических обстоятельств. Оно может существовать, если компания обладает достаточной степенью постоянства, а также соответствующими человеческими и техническими ресурсами в Польше для получения или оказания услуг. Одна лишь регистрация для целей НДС в Польше не обязательно создает постоянное место ведения деятельности. При оценке следует учитывать статью 11 Исполнительного регламента Совета (ЕС) № 282/2011 и соответствующую судебную практику ЕС [3].

Три предусмотренных законом исключения из обязанности использовать KSeF

Статья 106ga Закона о НДС исключает из обязанности выставлять счета через KSeF следующие три категории:

1. Налогоплательщики, у которых нет ни местонахождения, ни постоянного места ведения деятельности в Польше.
2. Налогоплательщики с постоянным местом ведения деятельности в Польше, если это постоянное место ведения деятельности не участвует в поставке товаров или оказании услуг, по которым выставляется счет.
3. Налогоплательщики, применяющие специальную процедуру, указанную в главе 7 раздела XII Закона о НДС, в отношении деятельности, охватываемой этой процедурой.

Эти исключения требуют тщательного анализа на уровне каждой операции. Например, у иностранной компании может быть склад в Польше, местный персонал или привлеченные на аутсорсинге операционные ресурсы. Создают ли такие структуры постоянное место ведения деятельности и участвует ли оно в конкретной операции, зависит от фактически выполняемых функций и используемых ресурсов. Неверная классификация может привести к сбоям в выставлении счетов, рискам несоблюдения требований НДС и спорам с налоговыми органами.

Структурированный счет FA(3) в Польше: практические последствия

Схема структурированного счета FA(3) в Польше будет использоваться для счетов, выставляемых в обязательной модели KSeF. Компаниям не следует рассматривать FA(3) как исключительно техническое обновление. Эта схема требует надежного сопоставления данных между коммерческими документами, записями в ERP-системе и данными налоговой отчетности по НДС.

К ключевым областям, требующим проверки, относятся:

• идентификационные данные продавца и покупателя, включая польские номера НДС, где это применимо;
• нумерация счетов и процессы корректировки;
• учет авансов, расчетов, скидок и операций в иностранной валюте;
• ссылки на заказы на закупку, договоры и документы о поставке;
• процедуры для корректирующих счетов и споров о принятии счета;
• архивирование, права доступа и внутренние процессы согласования.

Счет KSeF, как правило, считается выставленным в момент присвоения ему идентификационного номера KSeF. Это может влиять на договорные сроки оплаты, внутренние процессы признания выручки и подтверждение доставки счета. Поэтому договоры с поставщиками и клиентами следует пересмотреть, чтобы определить, остаются ли положения о «получении по электронной почте» или «доставке PDF-счета» пригодными для операционной практики.

Интеграция KSeF с ERP в Польше: соблюдение требований и непрерывность бизнеса

Интеграция KSeF с ERP в Польше должна сочетать ИТ-внедрение с юридическим и налоговым контролем. ERP-система должна уметь формировать корректные XML-файлы, отправлять их в KSeF, получать входящие счета и сохранять доказательства передачи либо отказа системы. Внедрение также должно учитывать офлайн-режим KSeF и резервные процедуры, доступные в ситуациях, предусмотренных законодательством.

Группам компаний с иностранным капиталом следует создать четкую польскую модель управления. Она должна определять лицо или подразделение, ответственное за авторизации KSeF, качество налоговых данных, доступ к системе, решения по корректировке счетов и коммуникацию с польскими клиентами и поставщиками.

Особое внимание требуется в случаях, когда центр общих услуг за пределами Польши готовит счета для польской дочерней компании. Аутсорсинг бухгалтерских или ИТ-функций не снимает с польского налогоплательщика ответственности за точность счетов и соблюдение требований НДС.

Рекомендуемые шаги подготовки до запуска в 2026 году

1. Проверить, имеет ли каждая компания группы местонахождение или постоянное место ведения деятельности в Польше для целей НДС.
2. Составить карту исходящих и входящих потоков счетов, включая трансграничные операции и самовыставление счетов.
3. Оценить, поддерживают ли существующие ERP-, бухгалтерские и закупочные системы структурированные счета FA(3).
4. Обновить процедуры согласования счетов, процессы корректировки и внутренние механизмы контроля.
5. Пересмотреть договоры с точки зрения сроков оплаты, положений о доставке счетов и условий электронного выставления счетов.
6. Протестировать интеграцию с KSeF, авторизации и резервные процедуры до применимого срока.

Данный материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Обязанность использовать KSeF и доступные исключения зависят от фактической структуры налогоплательщика, его позиции по НДС и конкретной операции.

Для оценки конкретных операций и поддержки при внедрении компании могут связаться с Lawyersinpoland.com by Kopeć & Zaborowski.

FAQ — KSeF: электронное выставление счетов в Польше и запуск в 2026 году для компаний с иностранным капиталом

Создает ли иностранный акционер обязанность использовать KSeF в Польше?

Нет. Иностранное владение не является юридическим критерием. Обязанность зависит от местонахождения польского налогоплательщика, наличия постоянного места ведения деятельности и соответствующей операции.

Достаточно ли одной регистрации по НДС в Польше, чтобы возникла обязанность использовать KSeF?

Не обязательно. Иностранная компания без местонахождения или постоянного места ведения деятельности в Польше, как правило, исключается на основании статьи 106ga Закона о НДС, даже если она зарегистрирована плательщиком НДС в Польше.

Когда крупные компании должны начать выставлять счета через KSeF?

Налогоплательщики, у которых объем продаж в 2024 году, включая НДС, превысил 200 млн злотых, как правило, должны начать выставлять структурированные счета через KSeF с 1 февраля 2026 года.

Когда KSeF станет обязательной для большинства остальных налогоплательщиков?

Общая обязательная дата — 1 апреля 2026 года, с учетом установленных законом исключений и переходных положений.

Может ли PDF-счет заменить структурированный счет после наступления срока обязательного применения KSeF?

Как правило, нет. Если KSeF является обязательной, соответствующий счет должен быть выставлен через KSeF, если только не применяется предусмотренное законом исключение, офлайн-процедура или правило на случай сбоя системы.

Что такое FA(3) в KSeF?

FA(3) — это схема структурированного счета, используемая для выставления счетов через KSeF. ERP- и бухгалтерские системы должны корректно сопоставлять данные операций с этим XML-форматом.

Библиография

1. Закон от 11 марта 2004 года о налоге на товары и услуги, сводный текст, включая статью 106ga и переходные положения.
2. Закон от 5 августа 2025 года о внесении изменений в Закон о налоге на товары и услуги и некоторые другие акты, Вестник законов 2025 года, позиция 1203.
3. Исполнительный регламент Совета (ЕС) № 282/2011 от 15 марта 2011 года, устанавливающий меры по реализации Директивы 2006/112/ЕС об общей системе налога на добавленную стоимость, статья 11.
4. Министерство финансов, информация и техническая документация по Национальной системе электронного выставления счетов, включая схему структурированного счета FA(3), podatki.gov.pl.