Внутренние расследования в Польше: как провести их, не создавая новых рисков

Внутреннее расследование в Польше — это структурированный процесс установления фактов, который компания проводит для проверки подозрений в неправомерных действиях, нарушениях регуляторных требований, нарушениях на рабочем месте, мошенничестве, коррупции, неправомерном использовании данных или иных бизнес-рисках внутри организации.

Данный материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Правильный подход зависит от фактических обстоятельств, правового статуса вовлечённых лиц, вида доказательств, отрасли, а также от того, действуют ли уже государственные органы.

Почему проекты по внутренним расследованиям в Польше требуют правовой структуры?

Польское законодательство не содержит единого универсального кодекса для корпоративных внутренних расследований. Вместо этого одновременно применяются несколько правовых режимов. Обычно они включают трудовое право, защиту персональных данных, уголовное право, защиту лиц, сообщающих о нарушениях, гражданское право, профессиональную тайну и отраслевые правила комплаенса.

Для международного бизнеса основной риск заключается не только в том, имело ли место нарушение. Само расследование может создать дополнительные правовые риски. Ненадлежащее обращение с доказательствами, незаконный доступ к коммуникациям сотрудников, чрезмерный сбор данных или некорректно сформулированные выводы могут повлиять на судебные споры, регуляторные процедуры, трудовые конфликты и репутацию компании.

Поэтому юридически защищённое расследование должно ещё до совершения существенных действий определить мандат, объём проверки, лиц, принимающих решения, категории данных, правила проведения интервью, способ сохранения доказательств, уровень конфиденциальности и порядок отчётности.

Расследование на рабочем месте в Польше: правовые вопросы и границы трудового права

В делах, связанных с рабочим местом, работодатель должен учитывать положения польского Трудового кодекса. На сотрудников возлагаются обязанности, включая соблюдение установленной организации труда, выполнение законных распоряжений, защиту интересов работодателя и сохранение конфиденциальной информации в соответствии со статьёй 100 Трудового кодекса [1]. Эти обязанности могут обосновывать запрос объяснений или сотрудничества.

Однако это не даёт работодателю неограниченных полномочий по расследованию. Интервью не должны носить принудительный характер. Сотрудник должен понимать общий предмет встречи, роль интервьюеров и то, будет ли составлен протокол или запись беседы. Если рассматриваются дисциплинарные меры, работодатель также должен соблюдать установленные законом правила ответственности сотрудников и применения взысканий, включая статьи 108 и 109 Трудового кодекса [1]. В случаях расторжения трудового договора без уведомления по вине сотрудника особенно важна статья 52 Трудового кодекса, включая месячный срок, исчисляемый с момента получения работодателем информации, обосновывающей увольнение [1].

Если дело касается моббинга, дискриминации, домогательств, ответных мер или обращения с лицом, сообщившим о нарушении, расследование должно быть особенно сбалансированным. Работодатель обязан защищать заявителя, обвиняемое лицо и свидетелей от ненужного раскрытия информации. В выводах следует чётко отделять подтверждённые факты от оценок.

Работа с доказательствами при расследовании в Польше: сохранение без превышения полномочий

Работа с доказательствами в Польше должна основываться на законности, необходимости, пропорциональности и прослеживаемости. Принципы GDPR, предусмотренные статьёй 5, включая законность, добросовестность, прозрачность, ограничение целей, минимизацию данных, точность, ограничение сроков хранения, целостность и конфиденциальность, применяются к персональным данным, обрабатываемым в ходе расследования [2].

Типичные доказательства могут включать электронные письма, бухгалтерские файлы, журналы доступа, записи видеонаблюдения, договоры, счета, переписку в чатах, кадровую документацию и показания свидетелей. Для каждой категории следует определить правовое основание. Для обычных персональных данных, как правило, будет релевантна статья 6 GDPR. Для специальных категорий данных применяется статья 9 GDPR. Для данных о уголовных правонарушениях необходимо оценивать статью 10 GDPR и соответствующие положения польского законодательства [2], [3].

Мониторинг является частым источником ошибок. Видеонаблюдение на рабочем месте регулируется статьёй 22² Трудового кодекса, а мониторинг электронной почты — статьёй 22³ Трудового кодекса [1]. Эти положения требуют определения целей и надлежащего уведомления сотрудников. Тайный, чрезмерно широкий или ретроспективный поиск в коммуникациях сотрудников может создать трудовые, конфиденциальностные и репутационные риски.

Доступ к частным аккаунтам, обход паролей или получение информации без разрешения также могут повлечь риски в сфере уголовного права, в зависимости от обстоятельств, в том числе по статье 267 польского Уголовного кодекса, касающейся незаконного доступа к информации [4].

Интервью с сотрудниками при расследовании в Польше: практические правила

Интервью с сотрудниками следует тщательно готовить и документировать. План интервью должен определять причину встречи, темы, документы, которые будут предъявлены, а также статус сотрудника: свидетель, заявитель, предполагаемый участник нарушения или руководитель с надзорной ответственностью.

К хорошей практике относятся:

• привлечение двух интервьюеров, если вопрос является чувствительным;
• избежание наводящих вопросов, когда требуется восстановление фактической картины событий;
• фиксация того, получил ли опрашиваемый инструкции о конфиденциальности;
• предоставление возможности внести исправления в заметки по итогам интервью, когда это уместно;
• отказ от обещаний полной анонимности, если раскрытие может потребоваться в рамках юридических, регуляторных или судебных процедур;
• разделение правовых выводов и фактических утверждений.

Польское право в целом не требует, чтобы каждое интервью на рабочем месте проводилось в присутствии юриста. Однако участие юриста часто важно, когда возможны уголовно-правовые риски, ответственность руководства, регулируемая деятельность, ответные меры против лица, сообщившего о нарушении, или будущий судебный спор.

Профессиональная тайна и конфиденциальность в Польше: не следует исходить из концепции privilege в общем праве

Профессиональная тайна и конфиденциальность в Польше отличаются от концепций, характерных для систем общего права. Профессиональная тайна юриста применяется к адвокатам и юрисконсультам в соответствии со статьёй 6 Закона об адвокатуре и статьёй 3 Закона о юрисконсультах [5], [6]. В уголовном процессе действуют дополнительные правила, включая статьи 178 и 180 Уголовно-процессуального кодекса [7].

Это означает, что материалы расследования следует структурировать с самого начала. Если цель заключается в получении юридической консультации или выработке стратегии защиты, мандат, каналы коммуникации, маркировка документов, список получателей и правила хранения должны отражать эту цель. Не каждый документ, подготовленный компанией в ходе расследования, будет автоматически защищён.

Конфиденциальность также имеет пределы. В случаях, допускаемых законом, до отсрочки уведомления, ограничения доступа или проведения незаметного сохранения доказательств следует задокументировать три практических основания: (1) немедленное уведомление создаст реальный риск уничтожения или изменения доказательств; (2) немедленное уведомление создаст реальный риск согласования показаний свидетелей, ответных мер или запугивания; (3) немедленное уведомление подорвёт юридическую обязанность или обоснованную регуляторную либо уголовно-правовую стратегию, например сохранение тайны в связи с ожидаемым уведомлением или запросом органа власти.

Эти основания не являются универсальными исключениями. Они требуют фактического обоснования и должны пересматриваться по мере развития расследования.

Whistleblowing, AML, антикоррупционные вопросы и регуляторный риск

Если расследование начинается с сообщения о нарушении, может применяться польский Закон о защите лиц, сообщающих о нарушениях, от 14 июня 2024 года [8]. Компании, подпадающие под действие Закона, обязаны обрабатывать внутренние сообщения через надлежащие каналы, защищать конфиденциальность и предотвращать ответные меры. Отчёт о расследовании не должен раскрывать лицо, сообщившее о нарушении, если для этого нет правового основания.

В секторах, чувствительных к AML, внутренние выводы также могут повлечь обязанности по Закону о противодействии отмыванию денег и финансированию терроризма [9]. В делах о коррупции, мошенничестве или злоупотреблениях на рынке компания может быть обязана оценить, требуется ли уведомление государственных органов или является ли оно стратегически целесообразным. Согласно статье 304 Уголовно-процессуального кодекса, каждый имеет общественную обязанность уведомить органы о преступлении, преследуемом ex officio, а государственные и местные органы в определённых обстоятельствах имеют юридическую обязанность такого уведомления [7]. Для частных компаний обязанность зависит от фактической ситуации, отраслевых правил и наличия отдельной обязательной обязанности по сообщению, в том числе по статье 240 польского Уголовного кодекса в отношении отдельных тяжких преступлений [4].

Отчёт о результатах расследования в Польше: как подготовить юридически защищённый документ

Итоговый отчёт должен быть полезен для руководства и пригоден для защиты позиции компании в последующих процедурах. В нём следует указать объём расследования, методологию, изученные доказательства, опрошенных лиц, ограничения, подтверждённые факты, нерешённые вопросы и рекомендуемые действия.

Следует избегать рискованных формулировок. Отчёт не должен представлять предположения как факты или использовать уголовно-правовые квалификации как выводы, если отсутствуют ясное правовое основание и достаточные доказательства. Например, термины «мошенничество», «взяточничество», «клевета» или «подделка» могут иметь конкретные правовые последствия по польскому Уголовному кодексу или Гражданскому кодексу [4], [10]. Более безопасный подход — отдельно описывать поведение, доказательства и правовую квалификацию.

Когда под угрозой находится репутация, внешняя коммуникация должна координироваться с учётом юридических рисков. Польское гражданское право защищает личные права, включая репутацию, а в отношении юридических лиц — деловую репутацию, согласно статьям 23, 24 и 43 Гражданского кодекса [10]. Публичные обвинения, сделанные до проверки фактов, могут привести к отдельным спорам.

Управление результатами расследования

После представления выводов компания должна решить, принимать ли трудовые меры, устранять недостатки в системе контроля, уведомлять органы, взыскивать убытки, обновлять комплаенс-процедуры или готовиться к судебному спору. Также следует пересмотреть сроки хранения данных. Материалы расследования не должны храниться бессрочно без задокументированной цели в соответствии с правилами GDPR об ограничении сроков хранения [2].

Для международных групп трансграничная передача материалов расследования должна оцениваться в соответствии с главой V GDPR, особенно если данные передаются за пределы Европейской экономической зоны [2]. Групповая политика не отменяет требований польского права и права ЕС.

Для получения поддержки по конкретному проекту внутреннего расследования в Польше свяжитесь с юридической фирмой через Lawyersinpoland.com by Kopeć & Zaborowski.

FAQ: внутренние расследования в Польше

Может ли работодатель в Польше провести внутреннее расследование?

Да. Польское право не запрещает внутренние расследования. Однако работодатель должен соблюдать трудовое право, GDPR, права на неприкосновенность частной жизни, правила о защите лиц, сообщающих о нарушениях, и границы уголовного права.

Можно ли проверять электронную почту сотрудников во время расследования в Польше?

Да, но только в законных пределах. Мониторинг электронной почты регулируется статьёй 22³ Трудового кодекса. Работодатель должен иметь законную цель, надлежащие внутренние правила и предварительно уведомить сотрудников.

Защищены ли отчёты о внутренних расследованиях профессиональной тайной в Польше?

Не автоматически. Профессиональная тайна юриста может применяться, когда адвокаты или юрисконсульты предоставляют юридическую консультацию или выполняют работу, связанную с защитой. Объём защиты зависит от мандата, цели документа, получателей и процессуального контекста.

Могут ли сотрудники отказаться от участия в интервью?

Это зависит от обстоятельств. У сотрудников есть обязанности по статье 100 Трудового кодекса, но интервью не могут быть принудительными. Необходимо учитывать уголовно-правовые риски, личные права и процессуальную справедливость.

Должен ли обвиняемый сотрудник получить все доказательства?

Не всегда. Раскрытие зависит от стадии, типа дела, трудовых последствий, обязанностей по конфиденциальности, правил защиты данных и риска для свидетелей или доказательств. Решение следует документировать.

Как долго можно хранить документы расследования?

Единого срока хранения для всех дел не существует. Согласно GDPR, документы следует хранить только столько, сколько необходимо для определённых целей, таких как принятие трудовых решений, защита в судебном споре, выполнение регуляторных обязанностей или устранение нарушений.

Библиография

1. [1] Польский Трудовой кодекс от 26 июня 1974 года.
2. [2] Регламент (ЕС) 2016/679 Европейского парламента и Совета, Общий регламент по защите данных.
3. [3] Польский Закон о защите персональных данных от 10 мая 2018 года.
4. [4] Польский Уголовный кодекс от 6 июня 1997 года.
5. [5] Закон об адвокатуре от 26 мая 1982 года.
6. [6] Закон о юрисконсультах от 6 июля 1982 года.
7. [7] Польский Уголовно-процессуальный кодекс от 6 июня 1997 года.
8. [8] Польский Закон о защите лиц, сообщающих о нарушениях, от 14 июня 2024 года.
9. [9] Польский Закон о противодействии отмыванию денег и финансированию терроризма от 1 марта 2018 года.
10. [10] Польский Гражданский кодекс от 23 апреля 1964 года.